新奇。企業微信，還有這樣的用法？

（本文首發于“劉潤”公號，訂閱“劉潤”公號，和我一起洞察商業本質）

前段時間，有很多同學向我抱怨。
每當老板把項目交到自己手里，就感覺，推進起來特別困難。每天看著海量的信息在各個群聊里漫天飛舞，參與項目的同事們雖然干勁滿滿，卻不免手忙腳亂。時間一長，就覺得控制感越來越弱，推進效率越來越低。
太鬧心了。潤總，我該如何是好？
如何與同事，尤其是跨部門的同事，高效地協作，快速地推進項目進程？
這一直是一個困擾公司和負責人的問題。
2002年，我26歲，沒日沒夜地學習管理，做項目，然后去參加了一門考試。
這門考試叫做，項目管理專業人士資格認證（PMP）。
從當時的時間看，我也許不是中國前100名獲得PMP認證的人，但至少也是前1000名吧。如今擁有認證的，可能有幾十萬人。
這么多年過去，我做了很多新的事情，也有了很多新的理解。
加上最近，我也和企業微信的同學聊到了關于項目管理的話題。
企業微信的同學，給我講了一個關于知識星球的故事。
聊完之后，就一個感受：新奇。
今天，我試著講給你聽。

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信息，一場沙塵暴

知識星球是一款做社群知識分享的App，用戶只需要付費加入感興趣的社群，就能看到大咖“星主”分享的知識干貨。到今天，知識星球已經贏得了3700多萬的忠實用戶。
可你知道，知識星球的團隊有多少人嗎？
剛過50人。
太牛了。
但這也意味著，這50多個人，幾乎每天都要推進著各種各樣的，被3700多萬用戶倒逼出來的項目。
知識星球經常會收到用戶在使用App時遇到的問題。比如前段時間，就有一部分用戶反映，希望知識星球的視頻能夠實現倍速播放。
這是一個好建議呀。
知識星球的大客戶負責人，趕緊把這條建議轉發到各個部門的討論群里。
結果，也遇上了“項目推進緩慢”的問題。
聽到這里，你可能會有一點疑惑。50多人的小團隊，應該非常高效才對，怎么會推不動項目呢？
50多人的團隊，確實不大。但需要同步的信息，已經足夠多了。
誰來牽頭，誰來決策？先做哪步，項目進行到哪了？有哪些風險隱患？這些信息分散在各個不同的討論群里，很難同步起來。
那怎么辦？
很多人的第一反應就是，那就拉一個大群唄。有什么事，都在這個大群里說，行不行？
不行。每位同事，都有自己每日常規的工作，有既定的工作計劃，有習慣的工作節奏。
這么多人，在同一個大群里討論。上一句話還在協調哪些同事參與配合，下一句話又開始聊產品需求排期的問題。需要關注的信息很快就被蓋過去了。
一旦不小心錯過了信息，就只好回到群聊里找。怎么找？頂著“99+”的消息提示，向上找到猴年馬月。信息效率，一下子就掉下來了。
信息效率一下降，辦公效率就跟著下降。項目自然就推不動了。
最后，外部的用戶滿懷期待，內部的效率卻越來越低。

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那怎么辦？
難道就這么眼睜睜地看著時間流逝，效率下降嗎？

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文檔，風暴的中心

怎么辦？那要怎么溝通？難道還有什么更厲害的溝通方式嗎？
其實，我們今天所擁有的協同工具的溝通功能，已經足夠好了。
比如說，企業微信的在線文檔。
聽到這里，你可能又會有一點疑惑。在線文檔，不是一個用來碼字的工具嗎？和溝通有什么關系？
是的。在線文檔，一直以來都被當成是一種碼字工具。所以，我們總是習慣性地把信息碼在文檔里，再把群聊、私聊當成溝通工具，最終讓信息匯總在群聊里。
但其實，我們可以直接把信息匯總在同一個在線文檔里。
為什么要匯總在同一個在線文檔里？
前面我們說，群聊，很容易帶來信息的混亂。而同事們每天都有既定的工作。
東一言西一語，同事們的注意力就會被分散。一旦因為注意力的分散而喪失了緊迫感，同事們就很難集中到項目上來。怎么辦？
有一個最簡單的方法，就是在同一個地方，向所有人交代清楚項目的“背景”——為什么急著要做這件事？

為什么？
用戶的需求，就是最好的“為什么”。用戶的難題、用戶的反饋、用戶的信息，就是最好的“背景”。用戶的聊天記錄截圖，就是最強烈的“緊迫感”。
圖文并茂，一次性拉齊注意力。
在這個“用文檔來溝通”的機制中，每個部門的同事都能在第一時間達成共識：為什么要做這件事，要做一件什么樣的產品，用戶是不是真的很關注。
這樣一來，同事們就能立刻知道，哪些信息和我有關，我應該領走哪些任務。
這就是把在線文檔當作溝通工具來用的好處。
低效的溝通，是群聊不動，文檔往群聊里跑。
高效的溝通，是文檔不動，信息往文檔里跑。
還能這么玩兒？
然后呢？溝通的問題解決了，下一步呢？

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時間，進度的脈絡

各部門領走了各自的任務，分頭工作。
分頭工作，要不要協同呢？要不要敦促執行呢？當然要。如果你問我，項目推進的過程中，哪種資源是最寶貴的？我會說，
時間，時間，還是時間。
這個問題的反饋，今天就要有。那條信息的審批，明天就要交。
可是，我明明在討論群里說過，在私聊里說過，甚至當面點對點搖著他的肩膀說過。為什么一扭頭，他又忘記了？
其實，不一定是他忘記了，而是“時間感知”出現了偏差。
什么是時間感知的偏差？
你記得，這件事，我上個月就說過了。他認為，這件事，你不是前天才說嗎？我覺得，啊？這件事，我才剛知道呢！
你一看日歷，距離原定的完成時間還剩下3天。
更麻煩的是，總會有一些同事，是在項目中途加入的。
大家腦海里的那一塊手表，就被混在了一起，熬成了一鍋粥。
那怎么辦？
用在線文檔，拉齊時間，校準手表。
有點抽象，我也舉個例子。
前段時間，還有一部分用戶反映，希望知識星球能夠通過直播的方式，幫助用戶賣知識干貨。

把在線文檔，變成一張日程表。
先整理出一條，清晰的時間脈絡。
哪一年，哪個月，哪一天，甚至精確到幾點鐘。
再把每一次溝通的要點，按照時間，輸入到相應的日期里。
什么是要點？
比如說，參與的同事，討論的話題，達成的共識，得出的結論，敲定的方案。
最后，記得突出重點。
有時間，有脈絡，有要點。
用時間線來check項目進度，就知道為什么這件事情拖了這么久，那件事情到底卡在了哪個環節上。
這份在線文檔，就會像一個作戰指揮室一樣，指揮著第一線的槍炮聲。
怎么指揮？
優雅地在文檔的對應位置把需要推動的人@出來。

是的，又是神奇的@。
被@到的人，就要負責和其他所有人“對表”。
什么叫“對表”？
就是行動之前，看看你的表幾點，我的表幾點。不能我是十點，你是十點一刻。沖鋒號一吹，我沖上去，你掩護我。我上去廝殺，你的炮火也得跟上。
參與到項目中的每一位同事，都要在第一時間，把手表調到統一的時間。
這就是對表。
就這樣，這塊表越調越準，項目越推越快。
直到用戶需求被滿足的那一天。
一番周折之下，一個幫助“星主”在視頻號賣星球的功能，終于順利上線了。
激動，太激動了。
我特別能體會這種激動，這種一群人，打了一場大勝仗的激動。

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共創，統一的畫布

推出一個功能，也許不難。
難的是，一個50多人的小團隊，在時刻關注3700多萬用戶的需求。
50，對37000000。
我想，這么懸殊的比例，總歸是做對了某些事的。
比如說，堅持用戶共創。
什么是用戶共創？
就是讓用戶，也直接參與到項目中來。
知識星球上有很多高手和大咖，他們也很愿意把自己的經驗寫下來，分享給其他的用戶。
但這就意味著，知識星球的同學，需要為用戶提供一個便利的共創環境。
可是，大家慣用的寫作工具都不一樣。面對高手大咖分享的內容，要怎么收集、怎么分享、怎么共創？
統一用word文檔收集、用微信分享嗎？
可這就意味著，知識星球的同學需要手動把內容匯總到同一個word里。一旦內容出現更新、補充，文檔也要跟著重改、重發。
這還沒完。很多用戶，并不一定能在第一時間看到分享。等到再想起這檔子事的時候，word早就因為過期，無法下載了。
我們說，真正的需求，就壓在這塊叫做“麻煩”的石板下面。它就靜靜地躺在那里，等待著有心人掀開它，解決它。
怎么解決？
用企業微信的在線文檔，撬開石板。可是，屬于內部的在線文檔，“外人”要怎么進來呢？
給權限。需要共創的文檔，都可以設置好權限，誰能瀏覽、誰能編輯、誰能下載。就像發放一張vip貴賓卡一樣，外部的大咖、用戶只需要刷一下卡，就可以參與到這場共創之中。

一個完整易用的共創空間，就這樣自然而然地建成了。
可這么多人，趴在同一個文檔里涂涂改改，在線文檔不會錯亂嗎？
不會。每個人的下筆，都是即時的。每一次的編輯，都會瞬間體現在所有其他人的屏幕上。你的直觀感受就是，幾十號人在文檔里來來回回地共創。

收集和共創的麻煩解決了，分享的麻煩怎么辦？
企業微信在線文檔最方便的地方，就在于和微信的聯動。

不僅可以在企業微信實現同平臺轉發，更能和微信實現跨平臺轉發。用戶只需要向文檔的創作者申請權限，就可以在微信端實現同步的共創。
這些，都是在線文檔的妙用。
這些，都是跨組織協作的魅力。

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細節，持續的更新

我們說，永遠沒有什么叫做“能做的我都做了”。永遠沒有。
細節里除了魔鬼，還有一大堆值得迭代的東西。
舉個例子。
我出差很多，經常要住酒店。我總以為，在酒店這個行業里，能做的都已經被做到了。
可你會發現，酒店的插座在迭代，音響在迭代，甚至連房門都在迭代。甚至，我還在酒店的房門上，看見過指著電梯方向的銘牌。
那協同工具的細節呢？當然也要迭代。
我舉個最簡單的例子，開會。
疫情反復之下，很多企業時不時面臨居家辦公的情況。一旦居家，如何安排一場會議就成了一件極其麻煩的事。
你可能會說，用“遠程會議”功能，不就搞定了嗎？
是的。但我猜，你大概率遇到過這樣的情況：
一離開辦公室，同事們各自為營，埋頭辦公。拉起一場會議，還要協調每一位參會者的時間。
老王，下午三點有空嗎？好，咱們開個會。
老張，下午三點有空嗎？沒時間嗎？那，你看四點行嗎？
這意味著什么？
意味著損耗的時間，意味著堆積的工作，意味著需要迭代的遠程會議功能。
怎么迭代？
剛才不是說“把時間當成脈絡”嗎？遠程會議，也可以基于時間脈絡，查看開會人的忙閑時間段，提前預約。

開一場遠程會議，可能只需要那么一刻鐘。但在過去，安排一場會議也許就要花掉一個小時。
這一個小時，就是白白浪費的時間成本。
提前預約，用時間表來check，會議時間、地點、主題、人員，一次性搞定。
如此細節的翻新，夠了嗎？
還不夠。
因為總會有一些要緊事，一刻都等不了。
因為總會有一些同事，一塊完整的時間都沒有。
怎么辦？
用打字描述嗎？

我想，這一定是最讓我抓狂的提示。
用語音消息嗎？

好吧，我反悔了，這才是最讓我抓狂的。
太煎熬了！我巴不得立馬就沖到他面前。
十萬火急，卻只有極其零碎的時間，怎么辦？

快速會議，速戰速決！

三兩句話，盡快說清楚，然后各自回去干活兒。
看到這里，你可能會有一個疑惑。既然嫌打字太慢、語音消息太長，那為什么不直接用語音通話？
因為，總有難以用語言轉述的東西。比如說，資料文件。
怎么辦？一邊通話，一邊傳輸嗎？

不需要。直接共享屏幕。
迅速地拉起一場會議，不僅是為了盡快地說上話，更是為了通過共享圖片、視頻地方式，讓參會人快速地聚焦到議題上來。
在嘗試了“快速會議”的功能之后，我張大了嘴巴。
為了能服務好消費者，服務好用戶，給到最好的產品體驗，企業微信真的能做到這種程度。
我曾聽王立銘老師說，進化論，是地球上唯一可靠的成功學。
你仔細想，再仔細些想，一定還有很多很多藏在細節里的魔鬼，值得一遍又一遍的進化。
機會，就藏在這些值得進化的細節里。

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最后的話

聽完企業微信和知識星球的故事，你有什么感受？
我的感受是，新奇，震撼。
新奇的是，很多我自以為已經足夠了解的工具，還可以這樣運用。
震撼的是，很多我自以為已經足夠完善的功能，還可以這樣翻新。
從2020年，到2022年。
三年來，疫情反反復復。疫情倒逼之下，工具，成了這幾年常被提起的一個詞。
這些我們每天聊，每天聽，每天看，每天用的工具，到底給我們帶來了什么？
效率。
溝通的效率，推進的效率，發展的效率，進化的效率。
一旦感受過這種效率，你就再也不回去了。
企業微信和知識星球的故事，也許就是這個效率的時代，關于工具思維，關于持續進化的典型案例吧。
這場效率之戰，每天都要翻出新花樣。
祝福企業微信。祝福知識星球。
也祝福加入這場效率之戰的你。

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新奇。企業微信，還有這樣的用法？